Rekisteri- ja tietosuojaseloste

SwanMedica Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

1. Rekisterinpitäjä

SwanMedica Oy (jatkossa ”SwanMedica” tai ”me”) toimii henkilötietojesi rekisterinpitäjänä.
Yhteystietomme ovat alla:

SwanMedica Oy (Y-tunnus 2723986-3)
Wredenkatu 2, 78250 Varkaus
puhelin 017 369 00 33

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Juha Waisanen, sähköposti: info(at)swanmedica.fi

3. Rekisterin nimi

SwanMedican asiakasrekisteri

Kunnioittamme yksityisyyttäsi ja noudatamme henkilötietojen keräämisessä, säilyttämisessä ja käsittelyssä soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä. Seuraavassa kerromme miten keräämme, säilytämme ja käsittelemme henkilötietojasi, mitkä oikeutesi ovat ja miten voit soveltaa niitä.

4. Henkilötietojen kerääminen, sisältö ja käyttötarkoitus

4a. Henkilötietojen kerääminen ja sisältö

Henkilötietosi saattavat päätyä käyttöömme mm. seuraavista lähteistä:

• asioidessasi kanssamme henkilökohtaisesti tai edustajasi välityksellä, puhelimitse, postitse tai sähköpostitse
• vieraillessasi tilaisuuksissamme, kotisivuillamme, mobiilisivustoillamme tai sosiaalisen median sivustoillamme

4b. Keräämämme henkilötiedot sisältävät seuraavat tiedot

Palaute kotisivujen kautta:

• nimi, yritys / organisaatio (ei pakollinen), puhelinnumero, sähköpostiosoite

Osoitteistot suoramarkkinointia ja uutiskirjeitä varten:

• nimi, osoite tai sähköpostiosoite, toimipaikka (mikäli postitus osoitetaan toimipaikalle)

Ilmoittautuessasi järjestämiimme tilaisuuksiin tai osallistuessasi arvontoihin tai kilpailuihin:

• nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, toimipaikka

Itsesi, omaisesi tai hoitajasi kautta vastaanottamamme haittavaikutusilmoitukset tai tuotteiden laatuun liittyvät ilmoitukset saattavat sisältää:

• nimesi,
ikäsi, sukupuolesi, yhteystietosi (puhelinnumero, sähköpostiosoite), tietoja terveydentilastasi ja lääkityksestäsi

Vastaanottaessamme haittavaikutusilmoituksen tai tuotteemme laatuun liittyvää palautetta valmisteen loppukäyttäjältä tai hänen edustajaltaan saatamme joutua ottamaan ilmoituksen tekijään yhteyttä saadaksemme lisätietoja lakisääteisten velvoitteittemme hoitamiseksi.

Vieraillessasi kotisivuillamme tai mobiilisovelluksissamme:

• ip-osoitteen

4c. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Voimme käyttää henkilötietoja mm. seuraaviin tarkoituksiin:

• lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseen
• asiakaspalautteen käsittelyyn
• sopimusten, tarjousten tai hakemusten käsittelyyn
• verkko-, mobiili- ja sosiaalisen median sovellusten kehittämiseen
• markkinointiin tai markkinointikieltojen toteuttamiseen
• tilaisuuksien ja tapahtumien järjestämiseen

5. Oikeusperusteet

Haittavaikutusilmoitukset ja tuotteiden laatu
SwanMedican myymien ja markkinoimien lääkevalmisteiden haittavaikutuksia ja laatua koskevien palautteiden osalta henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen.

Asiakaspalaute, verkko- ja mobiilisovellukset, sosiaalinen media, suoramarkkinointi, uutiskirjeet, tilaisuudet ja tapahtumat
SwanMedica kerää henkilötietoja myös haittavaikutuksiin ja tuotteiden laatuun liittymättömän asiakaspalautteen ja yleisötilaisuuksien yhteydessä, sekä sähköisten medioiden kautta.

Oikeusperuste henkilötietojen keräämiselle on tällöin tietosuojalain tarkoittama oikeutettu etu (katso alla), saatu suostumus tai molemmat.

6. Oikeutettu etu

Meillä on oikeutettu etu kehittää ja laajentaa tuotevalikoimaamme ja tarjoamiamme palveluita saamamme palautteen perusteella.
Valmisteidemme markkinointi ja tuoteinformaation jakaminen kohdennetuille asiakasryhmille on niin ikään oikeutettu etumme. Emme kuitenkaan toimita markkinointimateriaalia tai uutiskirjeitä ilman kohdehenkilön suostumusta.
Meillä on myös oikeutettu etu pyrkiä parantamaan verkko- ja mobiilisivustojemme toimintaa ja ehkäistä niihin mahdollisesti liittyvää väärinkäyttöä.

7. Ryhmät, joille henkilötietoja luovutetaan

SwanMedica luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille alla kuvatuissa tilanteissa:

Täyttäessämme haittavaikutusilmoituksiin ja tuotteiden laatuun liittyviin ilmoituksiin liittyviä lakisääteisiä velvoitteitamme luovutamme anonymisoituja henkilötietoja luotettaville yhteistyökumppaneille, joiden toimintaa säätelevät SwanMedican ja palveluntarjoajien väliset sopimusjärjestelyt, ja jotka ovat sitoutuneet noudattamaan EU:n tietosuojalainsäädäntöä. Yhteistyökumppanit voivat käyttää anonymisoituja henkilötietoja vain suorittaakseen lakisääteisiä tehtäviään ja he voivat säilyttää anonymisoituja henkilötietoja vain niin kauan, kuin laki ja viranomaismääräykset edellyttävät. Palveluntarjoajat voivat sijaita kohdehenkilön asuinmaan ulkopuolisessa EU-maassa.
SwanMedica ja sen yhteistyökumppanit luovuttavat haittavaikutusilmoitukset EU:n lääkeviranomaisten ylläpitämään Eudravigilance-tietokantaan.
Tarvittaessa luovutamme myös henkilötietoja tuomioistuimille ja toimivaltaisille viranomaisille.

8. Oikeus henkilötietojen tarkastamiseen, oikaisemiseen, poistamiseen ja tietojen käsittelyn vastustamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevien rekisteritietojen oikeellisuus ja vaatia mahdollisten väärien tietojen oikaisua. Oikaisupyyntö tulee tehdä kirjallisesti. Tarvittaessa voimme varmentaa pyynnön esittäjän henkilöllisyyden.

Kun rekisteritieto perustuu oikeutettuihin etuihimme, rekisteröity voi perustellusta syystä vaatia rekisterinpitäjää poistamaan häntä koskevat henkilötiedot (tulla unohdetuksi). Tätä koskeva pyyntö tulee toimittaa meille kirjallisesti. Tarvittaessa varmennamme pyynnön esittäjän henkilöllisyyden. Rekisteritietojen poistamisella ei ole oikeusvaikutusta rekisteritietojen käsittelyyn rekisteritietojen poistamista edeltäneenä aikana.

Jos rekisteritieto perustuu oikeutettuihin etuihimme, rekisteröity voi erityisen tilanteen perusteella vastustaa niiden käsittelyä. Tätä koskeva vaatimus on esitettävä kirjallisesti ja vaatimuksessa tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon vaatimus perustuu.
Suoramarkkinointia varten ylläpitämämme rekisteritiedot voit vaatia poistettaviksi milloin tahansa.
Sinulla on myös oikeus peruuttaa antamasi suostumus, jonka perusteella henkilötietosi on rekisteröity.

Jos haluat hyödyntää edellä selostettuja oikeuksiasi, ole yhteydessä rekisterinpitäjään.

9. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Jos katsot, että tietosuojaa koskevia oikeuksiasi on loukattu, voit tehdä asiaa koskevan valituksen tietosuojavaltuutetulle. Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot löytyvät
osoitteesta www.tietosuoja.fi.

10. Henkilötietojen säilytysajat

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan, kun se on välttämätöntä kunkin tarkoituksen toteuttamiseksi. Lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi keräämiämme henkilötietoja säilytämme niin kauan, kun laki kulloinkin edellyttää.

11. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät turvatoimet

Emme luovuta keräämiämme henkilötieoja organisaatiomme sisällä muille, kuin sellaisille henkilöille, joille se on välttämätöntä sen tehtävän suorittamiseksi, johon henkilötiedot on kerätty. Fyysisesti taltioidut henkilötiedot säilytetään lukollisissa tiloissa, joissa on sähköinen kulunvalvonta. Sähköisesti taltioidut henkilötiedot suojataan palomuurein, virustentorjuntaohjelmilla ja roskapostisuodattimin.

12. Verkkosivuston käyttöehdot

Internet on avoin verkko, jota kaikki voivat käyttää. Palvelun käyttäjän ja SwanMedican välinen tiedonvaihto Internetissä voi joutua myös muiden käsiin. SwanMedica noudattaa henkilökohtaisten tietojen käsittelyssä huolellisuutta ja voimassa olevia tietosuojalakeja.

13. Lisätietoa evästeistä

Käytämme verkkosivuillamme evästeitä (englanniksi ”cookie”). Eväste on käyttäjän tietokoneelle lähetettävä pieni tekstitiedosto, joka mahdollistaa sivuillamme usein vierailevien kävijöiden tunnistamisen. Evästeistä saatava tieto auttaa verkkosivujen ja verkkokaupan palvelun kehittämisessä ja helpottaa siellä asioimista. Tiedot ovat vain SwanMedican käytössä. Evästetoiminnon voi kytkeä pois selaimen asetukset-valikosta. SwanMedica voi käyttää Google Analytics -analyysipalvelua, Googlen AdWords markkinointia ja muita vastaavia palveluita. Käyttämällä SwanMedican verkkosivustoa hyväksyt, että kyseiset palvelut käyttävät sivustovierailun aikana sinusta saamiaan tietoja yllä mainittuihin tarkoituksiin.

14. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Pyrimme kehittämään SwanMedican verkkosivuja jatkuvasti. Tästä syystä joitakin palveluita ja toiminnallisuuksia saattaa poistua, tulla lisää tai ne voivat muuttua, jonka seurauksena päivitämme tätä tietosuojaselostetta tarpeen mukaan. Lainsäädännön muutokset saattavat myös asettaa tarpeita muuttaa tai tarkentaa tätä tietosuojaselostetta.

Tämä tietosuojaseloste on päivitetty 6.9.2024.